Om Innsida 2.0 i Universitetsavisa

- Det er ikke å ta munnen for full å si at Innsida 2.0 vil gjøre hverdagen enklere for den enkelte ansatte og student. Dermed vil den også være virksomhetskritisk for NTNU, sier prosjektleder Per Hovde i et intervju med Universitetsavisa.

Arkivert i:fra prosjektet

Innholdsstrategi for NTNU

—-
16. mars 2011: Dette er et forslag til innholdsstrategi strategi for NTNUs nettjenester. Vi setter stor pris på kommentarer og gode innspill.

—-

En innholdsstrategi er en plan for å lage, publisere og vedlikeholde innhold, som gir verdi både for organisasjon og bruker.

1. Om strategien

Denne strategien er for deg som lager innhold på NTNUs web, og for ledere med ansvar for innhold og ressurser.

Strategien skal være som en GPS: den skal føre oss fra hvor vi er nå, til der vi ønsker å være. Den tar spesielt for seg innhold som er virksomhetskritisk for NTNU.

Strategien gjelder for både NTNUs eksterne websider og intranettet. Den inkluderer også mobile enheter, lesebrett m.m. og omfatter også bruk av sosiale medier. Strategien gjelder både norsk og engelsk språk.

Se også ”Veiledning for deg som lager innhold på NTNUs web” (#lenke). Dette er en detaljert sjekkliste – en ”best practice” – for hvordan du konkret kan lage og vedlikeholde innhold for NTNU.

1.1. Hva er innhold

Innhold er hovedsakelig tekst, bilder, grafikk, film og lyd – det vil si det som gir brukeren meningsinnhold.

Tekst er fremdeles dominerende på web, både i seg selv og i form av støttefunksjon for å formidle innhold: Vi søker med tekst, og teksten hjelper oss også til å velge hvilken video vi vil se. Derfor handler strategien – og spesielt den konkrete veiledningen – først og fremst om tekst.

Godt innhold handler også om metainformasjon for å beskrive innholdet, som for eksempel tagging, optimalisering for søk og alternativ tekst.

2. Hvor vi skal

(mål, virkemidler for å nå målene)

Det er svært mange og ulike brukergrupper som har behov for informasjon og å kommunisere med NTNU. Dette er brukergrupper i inn- og utland, og internt ved universitetet.

Store og viktige brukergrupper er f.eks. potensielle studenter nasjonalt og internasjonalt. Små, men like fullt viktige brukergrupper, er f.eks. potensielle gjesteforskere ved fremragende internasjonale forskningsmiljø.

Det er ressursbesparende – både for den enkelte bruker og for NTNU – at innhold og tjenester på nett gjør brukeren i stand til å utføre oppgaver selv og å finne den informasjon han eller hun har behov for. Nyttig og effektivt innhold gjør brukerne fornøyde og er med på å bygge NTNUs omdømme som seriøs aktør i et marked med tilspisset konkurranse mellom forsknings-/utdanningsinstitusjoner.

Innholdet skal bidra til at NTNU når sine strategiske mål innenfor forskning, utdanning, nyskaping, formidling og internkommunikasjon. Det er i skjæringspunktet mellom målene og de oftest benyttede brukeroppgavene at nettet har sin viktigste funksjon. For flere av målene er høy kvalitet på innhold virksomhetskritisk. Dette gjelder for eksempel:

• Studentrekruttering
• Forskerrekruttering
• Profilere NTNUs styrkeområder overfor potensielle utenlandske allianser
• Å støtte opp om eksisterende studenter og ansattes arbeidshverdag

NTNU vil få på plass en ny strategi våren 2011. Deretter vil det bli utarbeidet en kommunikasjonsstrategi som også vil bli retningsgivende for videre strategisk arbeid med innhold. Innholdsstrategien vil bli revidert når de nye strategiene er på plass. NTNU bør også vurdere å få på plass en nettstrategi.

2.1 De tre overordnede målene

Vi har, sett ut fra dagens situasjon (se vedlegg 1), tre overordnede mål som alle som jobber med virksomhetskritisk innhold må kjenne til:

1. Brukeren i fokus: Folk skal bruke kort tid på å finne, forstå og bruke innholdet. Innholdet skal oppleves som relevant og oppdatert. Brukeren skal oppleve god og effektiv arbeidsflyt. Innholdet skal følge prinsipper for universell utforming.
2. Effektiv organisering: Virksomhetskritisk innhold skal identifiseres. Arbeid med innholdet må ikke begrenses av organisatoriske rammer. For å oppnå et helhetlig brukerperspektiv vil det som regel være lønnsomt å jobbe med innhold i tversgående team som består av personer fra ulike enheter. Ansvar for innhold skal være tydelig plassert.
3. Innholdet skal støtte NTNUs strategiske mål: Innholdet og prioriteringen av innholdsarbeidet skal støtte a) NTNUs strategi (kommer mars 2011), og b) visjonen for Innsida 2.0 (nytt intranett med første leveranse høsten 2011).

2.2 Slik skal vi nå målene

2.2.1 Organisering av innholdsarbeidet:

Et overordnet netteam skal på plass i løpet av 2011. Teamet skal sørge for at innholdsarbeidet flyter godt i organisasjonen og ha et spesielt ansvar for å koordinere og følge opp virksomhetskritisk innhold.

Se vedlegg 3 – Organisering av nettarbeidet ved NTNU – for ytterligere beskrivelse av organiseringen og roller.

2.2.2 Innhold som skal kvalitetssikres:

Innhold som blir mye brukt skal identifiseres av innholdsteamene for så å bearbeides og kvalitetssikres av profesjonelle innholdsprodusenter. Dette er innhold om for eksempel:

• Studieprogram og emner
• Forskningsområder og forskningsprofil
• Informasjon om NTNU/Trondheim/Norge til potensielle gjesteforskere
• Viktige prosesser som angår mange (finne personer, reiseregning, kriseberedskap, rombestilling etc.)

2.2.3 Innhold skal ligge tematisk:

Brukerne skal ikke måtte kjenne NTNUs organisering for å finne de tjenestene og det innholdet de er ute etter. De skal slippe å gå til hjemmesiden for et institutt for å finne forskningsnyheter eller til en administrativ enhet for å finne fellestjenester.

• Viktig innhold som skal nås av mange skal struktureres tematisk og tagges.
• Alle temasider (eks: ”reise”, ”eksamen” etc) skal vedlikeholdes av innholdsteamene som settes opp for hvert tema etter behov.
• En tematisering av innhold innebærer samarbeid mellom innholdsprodusenter på tvers i organisasjonen.
• Innsida er gjennomgående tenkt strukturert etter temaer. Dette får konsekvenser for eksternweb som må justere malverk og informasjonsarkitektur i samarbeid med innsidaprosjektet.

2.2.4 Innhold må tenkes som et økosystem og ikke kun som ”publisert”:

Strategi (behov) > planlegge > lage > publisere > vedlikeholde/revurdere/slette) og ikke kun som lansert.

• Når man lanserer nytt innhold skal man alltid samtidig planlegge hvordan og hvem som skal vedlikeholde innholdet.
• Det skal lages en tidsplan som viser hvilket innhold som skal være på plass og oppdatert når i forhold til årshjulet – slik at man kan ha innhold klart når brukerne begynner å etterspørre det.
• Innhold som brukes mest skal vedlikeholdes best.
• Det skal anskaffes et verktøy som gjør det enkelt å analysere kvaliteten på innholdet.
• Det må lages et system for å arkivere innhold som ikke skal slettes. Dette gjelder for eksempel tidligere konferanser m.m.

2.2.5 Hvilket innhold skal ligge eksternt, hva skal ligge internt:

NTNU skal være en åpen organisasjon mot omverdenen. Dette betyr imidlertid ikke at mest mulig innhold skal ligge åpent på eksternweben.

• Typisk innhold som ikke trenger å ligge eksternt, er innhold som har interne målgrupper (f.eks. navn på rekvirenter, kostnadssteder, arbeidsprosesser mellom internt ansatte, m.m.) Innholdsteamene skal vurdere hva som er hensiktsmessig.
• Innhold og tjenester for eksternweb og intranett må utvikles i sammenheng.

2.2.6 Nye medier krever tilpasset innhold:

Bruk av mobil og lesebrett for å bruke innhold øker raskt.

• Noe innhold kan egne seg for applikasjoner for mobil. Dette er for eksempel søk etter ansatte, kontaktpunkter og campuskart.
• Netteamet og innholdsteamene har ansvar for å vurdere ulike mediekanaler i innholdsarbeidet.

2.2.7 Øke verdien av innholdet gjennom dialog:

Brukerne skal kunne kommentere innhold og bidra i innholdsproduksjonen der det er aktuelt. Dette gir merverdi for andre brukere.

• Som innholdsprodusenter legger vi opp til åpen kommunikasjon og er i dialog med brukerne.
• På Innsida vil alle kommentarer identifiseres med navn. På eksternweben kan man være anonym. En sjelden gang vil det være aktuelt å fjerne innlegg, hvert tilfelle diskuterer vi med netteamets leder. Terskelen for å fjerne innlegg skal være svært høy.

2.2.8 Kanalvalg og deling:

Stadig flere tjenester tilbyr deling av innhold, enten internt på nettstedet eller til andre eksterne kanaler.

• Innholdet blir ikke nødvendigvis fanget opp og sett når det kun er publisert på ei nettside. Innholdsprodusenter bør skaffe seg kunnskap om hvilke andre kanaler og brukergrupper innholdet de lager kan være relevant for – og spre og dele innholdet.

2.2.9 Ansvar for innhold skal være tydelig plassert:

I Web 1.0 er innholdsproduksjon en toppstyrt modell. Med Web 2.0 har vi fått en rekke verktøy og en kultur for at brukerne bidrar med innhold.

• Samtidig: Noe innhold i en organisasjon som NTNU er av en slik karakter at det må være kvalitetssikret og gjennomgå rutiner for vedlikehold. Det bør imidlertid likevel åpnes for kommentarfelt som brukerne av innholdet kan benytte.
• Nettansvarlige har det reelle ansvaret for innholdet. Disse personene har myndighet til å bestemme hva som skal ligge på nettstedet og hvordan det skal være utformet. Rollen utøves diplomatisk og i tett samarbeid med ledere, innholdsforvaltere og innholdsprodusenter.

2.2.10 Kompetanse hos de som jobber med innhold:

Ikke alle som jobber med innhold ved NTNU må være profesjonelle skribenter på heltid, men:

• Det er ressurssparende for enhetene å samle arbeid med innhold på få personer i en større stillingsandel enn mange personer i små stillingsandeler.
• Virksomhetskritisk innhold bør bearbeides av folk som jobber profesjonelt med innhold. Disse skal ha en stillingsprosent viet innhold på minst 50 %.
• Alle som jobber mer enn 50 % med innhold skal i løpet av 2011 ha dette med i stillingsbeskrivelsen.
• Alle som jobber mer enn 50 % med innhold skal få tilbud om å delta på kompetanseutviklende kurs når det gjelder innholdsarbeid.

—————

Sist revidert:

Sist revidert	Revidert av	Hvorfor endret
Desember 2010	Tone Kvenild	Brukt malverk fra NetlifeResearch
Januar 2011	Tone Kvenild	Implementert innspill fra sju innholdsprodusenter i organisasjonen.

Kilder for dette dokumentet er:

• ”Content Strategy for the Web” av Christina Halvorsen.
• Eksempel på innholdsstrategi fra NetlifeResearch.
• Utkast til strategi for NTNU (ferdigstilles mars 2011).
• Samtaler med nøkkelpersoner ved NTNU.
• Beste praksis for nettinnhold (via blogger, diskusjoner og konferanser)

Vedlegg (går til www.ntnu.no):

1. Hvor vi er nå – situasjonsbeskrivelse, analyse, utfordringer
2. Veiledning for godt innhold på web
3. Organisering av nettarbeidet ved NTNU. Rollebeskrivelser.
4. NTNU’s English style guide (kommer våren 2011)

Innholdsstrategien på www.ntnu.no.

Arkivert i:innhold